注意:本文属于将 PowerApps、Microsoft Flow 和 Power BI 与 SharePoint Online 结合使用的系列教程。 请确保已阅读系列介绍,了解总体情况以及相关下载内容。

SharePoint 具有大量共享和协作功能,但对于此方案,我们将重点关注其中一种功能,即 SharePoint 列表。 列表就是一系列可以与团队成员和其他网站用户共享的数据。 我们将回顾一下用于此方案的列表,以便你可以在自己的 SharePoint Online 网站中创建列表。

第 1 步:了解列表

第一个列表是便于项目申请者添加申请的“项目申请”列表。 然后,项目审批者可以审查申请,并决定是批准还是拒绝。

列表列 数据类型 备注
标题 单行文本 默认列,用于项目名称
说明 单行文本
ProjectType 单行文本 值:new hardware、upgraded hardware、new software、upgraded software
RequestDate Date
Requestor 单行文本
EstimatedDays Number 将申请者的预计天数与项目经理的预计天数以及实际天数进行比较
Approved 单行文本 值:pending、yes、no

注意:我们还使用“ID”列,此列由 SharePoint 生成,并且默认隐藏。 为简单起见,我们使用基本的数据类型,但实际应用可能会使用更为复杂的类型,如“Requestor”列的“Person or Group”类型。 若要了解 PowerApps 支持的数据类型,请参阅从 Microsoft PowerApps 到 SharePoint 的连接

第二个列表是“项目详细信息”列表,用于跟踪所有已获准项目的详细信息,如已分配的项目经理。

列表列 数据类型 备注
标题 单行文本 默认列,用于项目名称
RequestID Number 与“项目申请”列表中“ID”列的值一致
ApprovedDate Date
状态 单行文本 值:not started、in progress、completed
ProjectedStartDate Date 项目经理预计的项目开始时间
ProjectedEndDate Date 项目经理预计的项目结束时间
ProjectedDays Number 工作天数;通常会进行计算,但此方案例外
ActualDays Number 对于已完成的项目
PMAssigned 单行文本 项目经理

第 2 步:创建并检查列表

若要继续完成此方案,需要创建两个 SharePoint 列表,并在其中填充示例数据。 为此,我们将介绍如何创建列表,并在其中粘贴示例数据。 请确保已从下载包获取 Excel 文件。

注意:在这一步中,使用 Internet Explorer。

创建列表

  1. 在 Internet Explorer 中,依次单击或点击 SharePoint 网站上的“新建”和“列表”。

    新建 SharePoint 列表

  2. 输入名称“项目申请”,再单击或点击“创建”。

    指定新列表的名称

    此时,将创建“项目申请”列表,其中包含默认“Title”字段。

    “项目申请”列表

向列表添加列

  1. 依次单击或点击 “新建项”图标 和“单行文本”。

    添加单行文本字段

  2. 输入名称“Description”,再单击或点击“创建”。

    创建“Description”列

  3. 对列表中的其他列重复执行第 1 步 和第 2 步 :

    1. “Single line of text”>“ProjectType”
    2. “Date”>“RequestDate”
    3. “Single line of text”>“Requestor”
    4. “Number”>“EstimatedDays”
    5. “Single line of text”>“Approved”

将数据复制到列表中

  1. 单击或点击“快速编辑”。

    适用于列表的“快速编辑”

  2. 选择网格中的单元格。

    包含所有列的列表

  3. 打开 project-requests.xlsx 工作簿,并选择所有数据(不含标题)。

    “项目申请”Excel 表

  4. 将数据复制并粘贴到 SharePoint 内的网格中,再单击或点击“完成”。

    包含数据的已完成列表

  5. 使用 project-details.xlsx 工作簿,对“项目详细信息”列表重复执行列表创建和复制过程。 请参阅第 1 步:了解列表中的“项目详细信息”表,了解列名称和数据类型。

第 3 步:为示例内容更新连接 - 可选

正如本系列教程简介部分中所述,我们在下载包中添加了两个示例应用和一个报表。 可以在不使用这些示例的情况下完成此方案,但若要使用示例,必须更新与 SharePoint 列表的连接。 更新为使用你自己的列表(而不是我们的列表)作为数据源。

为示例应用更新连接

  1. 在 PowerApps Studio 中打开“project-management-app.msapp”。

  2. 单击或点击“允许”,以便 PowerApps 可以使用 SharePoint。

  3. 在功能区中的“视图”选项卡上,单击或点击“数据源”。

    PowerApps 数据源

  4. 在右侧窗格中,依次单击或点击“项目详细信息”旁边的省略号 (...) 和“删除”。

    删除“项目详细信息”数据源

  5. 在右侧窗格中,单击或点击“添加数据源”。

    添加数据源

  6. 单击或点击“新建连接”。

    新建连接

  7. 依次单击或点击“SharePoint”和“连接”。

    SharePoint 连接

  8. 输入包含你创建的列表的 SharePoint Online 网站 URL,再单击或点击“前往”。

    SharePoint URL

  9. 选择“项目详细信息”列表,再单击或点击“连接”。

    “项目详细信息”列表

    此时,右侧窗格中的“数据源”选项卡显示你创建的连接。

    数据源

  10. 在右侧窗格中,依次单击或点击“项目详细信息”旁边的省略号 (...) 和“刷新”。

    刷新“项目详细信息”数据源

  11. 单击右上角的 “运行应用”图标 ,以运行应用并确保连接能够正常工作。

  12. 使用“项目申请”列表,对“project-requests-app.msapp”重复执行此部分中的步骤。

为示例报表更新连接

  1. 在 Power BI Desktop 中打开“project-analysis.pbix”。

  2. 在功能区的“开始”选项卡上,依次单击或点击“编辑查询”和“数据源设置”。

    编辑查询

  3. 单击或点击“更改源”。

    数据源设置

  4. 输入你的 SharePoint Online 网站 URL,再单击或点击“确定”。

    SharePoint 列表 URL

  5. 此时,Power BI Desktop 在功能区下显示横幅,以便可以应用更改并导入新源中的数据。 单击或点击“应用更改”。

    应用查询更改

  6. 使用组织帐户(用于访问 SharePoint Online 的帐户)登录,再单击或点击“连接”。

    连接 SharePoint Online

后续步骤

本系列教程的下一步是生成用于处理项目申请的应用