建立流程來管理專案核准

注意

本文章屬於使用 Power Apps、Power Automate 和 SharePoint Online 的 Power BI 的系列教學課程的一部分。 請確定您已閱讀系列簡介 以了解大致概念,以及相關下載項目。

在這項工作中,我們將建立流程,驅動核准專案的處理程序。 Power Automate 與 SharePoint 整合在一起,因此很容易就能直接從清單中建立流程。 我們建立的流程會在項目新增至專案要求 清單時觸發。 流程會傳送電子郵件給專案核准者,核准者會直接在電子郵件核准或拒絕要求。 然後流程會傳送核准或拒絕電子郵件給專案要求者,然後適當地更新我們的清單。

步驟 1:設定流程範本

  1. 專案要求清單中,按一下或點選流程,然後按一下或點選建立流程

    建立流程。

  2. 在右側窗格中,按一下或點選在新項目新增時開始核准

    建立核准流程。

  3. 如果您尚未登入,請登入 SharePoint 和 Outlook,然後按一下或點選繼續

    登入以使用範本。

    現在您會看到這個流程的範本,已準備好等您完成。 流程中的方塊代表步驟。 它們接受來自先前步驟的輸入,以及您提供的輸入。 然後每個步驟可以提供後續步驟的輸出。

    核准範本。

  4. 指派給方塊中,輸入您租戶中的有效名稱。

    核准電子郵件連絡人。

    流程中的下一個方塊會回應專案核准者的決策,並將流程依規定發送至兩個分支中的其中一個:若為是若為否

    核准條件。

步驟 2:建立「核准 = 是」的動作

根據預設,此分支會將核准電子郵件傳送給要求者。 我們也會更新專案要求清單,並新增項目至專案詳細資料 清單,因為專案已獲得核准。

  1. 若為是分支中,按一下或點選通知項目建立者已獲得核准,然後 編輯 以查看傳送給要求者之電子郵件的預設選項。

    編輯電子郵件設定。

  2. 根據預設,電子郵件會傳送給建立清單項目的人員,具有您看到的主旨列和訊息本文。 您可以視需要更新。

    變更預設電子郵件設定。

  3. 按一下或點選新增動作

    新增動作。

  4. 選擇動作底下,搜尋 SharePoint,然後按一下或點選 SharePoint – 更新項目

    更新項目動作。

  5. 輸入 SharePoint 網站 URL 和清單名稱。

    更新項目參數。

  6. 選取識別碼方塊,然後在動態內容對話方塊中按一下或點選識別碼

    動態內容識別碼清單。

    根據先前的步驟,動態內容可以在整個流程中使用。 在此情況下,清單資訊可以使用,且我們可以在我們建立的動作中使用它。

  7. 選取標題方塊,在動態內容對話方塊中搜尋「標題」,然後按一下或點選標題

    動態內容標題清單。

  8. 已核准方塊中,輸入「是」。 流程的這個部分現在看起來應如下列影像。

    已核准。

  9. 再次按一下或點選新增動作。 這次我們會將項目新增至已核准專案的專案詳細資料清單。

    新增動作。

  10. 選擇動作底下,搜尋 SharePoint,然後選取 SharePoint – 建立項目

    建立項目動作。

  11. 輸入 SharePoint 網站 URL 和清單名稱。

    建立項目參數。

  12. 選取標題方塊,在動態內容對話方塊中搜尋「標題」,然後按一下或點選標題

    動態內容標題清單。

  13. 選取要求識別碼方塊,然後按一下或點選動態內容對話方塊中的識別碼

    動態內容識別碼清單。

  14. 指派的專案經理方塊中,輸入「未指派」。 流程的這個部分現在看起來應如下列影像。

    建立項目完成。

步驟 3:檢閱「核准 = 否」的動作

根據預設,此分支會將拒絕的電子郵件傳送給要求者。 我們也會更新專案要求清單。 專案沒有新進度,所以我們不會新增項目至專案詳細資料清單。

  1. 若為否分支中,按一下或點選通知項目建立者遭到拒絕,然後編輯以查看傳送給要求者之電子郵件的預設選項。

    編輯電子郵件的預設選項。

  2. 根據預設,電子郵件會傳送給建立清單項目的人員,具有您看到的主旨列和訊息本文。 您可以視需要更新。

    預設電子郵件設定。

  3. 按一下或點選新增動作

    新增動作。

  4. 選擇動作底下,搜尋 SharePoint,然後按一下或點選 SharePoint – 更新項目

    更新項目動作。

  5. 輸入 SharePoint 網站 URL 和清單名稱。

    更新項目參數。

  6. 選取識別碼方塊,然後在動態內容對話方塊中按一下或點選識別碼

    動態內容識別碼清單。

  7. 選取標題方塊,在動態內容對話方塊中搜尋「標題」,然後按一下或點選標題

    動態內容標題清單。

  8. 已核准方塊中,輸入「否」。 流程的這個部分現在看起來應如下列影像。

    已核准 - 否。

  9. 在畫面右上角,按一下或點選建立流程

    流程現在已完成,如果您摺疊方塊,看起來應該像下列影像。

    完成的流程。

  10. 在畫面右上角,按一下或點選完成

    完成按鈕。

步驟 4:執行核准流程

  1. 專案要求清單中,按一下快速編輯 並且新增項目,如下所示:

    • 標題 = 「給 Megan 的新螢幕」

    • 描述 = 「Megan 需要一台 24 吋的螢幕」

    • 專案類型 = 「新硬體」

    • 要求時間 = 「02/03/2017」

    • 要求者 = 「Megan Bowen」

    • 預估天數 = 「1」

    • 已核准 = 「擱置」

      新增至清單的項目。

  2. 當您完成時,請按一下頁面頂端的完成

    完成核取記號。

  3. 請檢查核准者電子郵件帳戶的收件匣。 您應該會收到如下所示的電子郵件。

    給 Allan Deyoung 的電子郵件。

  4. 在您按一下核准拒絕之後,流程會執行另一個處理程序,您會直接在電子郵件中取得如下所示的意見反應。

    核准動作完成。

  5. 流程會傳送電子郵件給 Megan,附上 Allan 的回應,如下列影像所示。 這封電子郵件來自 Megan,因為其擁有流程。

    給 Megan Bowen 的電子郵件。

後續步驟

此教學課程系列的下一個步驟是建立應用程式來管理專案

請參閱

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