注意:這篇文章是搭配 SharePoint Online 使用 PowerApps、Microsoft Flow 及 Power BI 之教學課程系列的一部分。 請確定您閱讀系列簡介以了解大致概念,以及相關下載項目。

在這項工作中,我們將建立流程,驅動核准專案的處理程序。 Microsoft Flow 與 SharePoint 整合,因此很容易就能直接從清單建立。 我們建立的流程會在項目新增至 [專案要求] 清單時觸發。 流程會傳送電子郵件給專案核准者,核准者直接在電子郵件核准或拒絕要求。 然後流程會傳送核准或拒絕電子郵件給專案要求者,然後適當地更新我們的 SharePoint 清單。

步驟 1:設定流程範本

  1. 在 [專案要求] 清單中,按一下或點選 [流程],然後按一下或點選 [建立流程]。

    建立流程

  2. 在右窗格中,按一下或點選 [新增新的項目時傳送核准電子郵件]。

    建立核准流程

  3. 如果您尚未登入,請登入 SharePoint 和 Outlook,然後按一下或點選 [繼續]。

    登入以使用範本

    現在您會看到這個流程的範本,已準備好讓您完成。 流程中的方塊代表步驟。 它們接受來自先前步驟的輸入,以及您提供的輸入。 然後每個步驟可以提供後續步驟的輸出。 例如,傳送核准電子郵件步驟從上一個步驟取得清單資訊,使用您提供的電子郵件地址,並且將核准或拒絕值輸出到下一個步驟。

    核准範本

  4. 在 [收件者] 方塊中,輸入有效的電子郵件地址。 地址應該解析為您的租用戶中的名稱,如下列映像所示。

    核准電子郵件連絡人

    流程中的下一個方塊會回應專案核准者的電子郵件,並且將流程路由至兩個分支其中之一:IF YESIF NO

    核准條件

步驟 2:為 Approve = YES 建立動作

  1. IF YES 分支中,按一下或點選 [傳送電子郵件] 方塊。

    核准電子郵件

  2. 根據預設,電子郵件會傳送給建立清單項目的人員,具有您看到的主旨列和訊息本文。 您可以視需要更新。

  3. 按一下或點選 [新增動作]。

    新增動作

  4. 在 [選擇動作] 底下,搜尋 "SharePoint",然後按一下或點選 [SharePoint – 更新項目]。

    更新項目動作

  5. 輸入 SharePoint 網站 URL 和清單名稱。

    更新項目參數

  6. 選取 [識別碼] 方塊,然後按一下或點選 [動態內容] 對話方塊中的 [識別碼]。

    清單識別碼動態內容

    根據先前的步驟,動態內容可以在整個流程中使用。 在此情況下,SharePoint 清單資訊可以使用,且我們可以在我們建立的動作中使用它。

  7. 選取 [標題] 方塊,在動態內容對話方塊中搜尋「標題」,然後按一下或點選 [標題]。

    清單標題動態內容

  8. 在 [已核准] 方塊中,輸入「是」。 流程的這個部分現在看起來應該像下列映像。

    清單更新

  9. 再次按一下或點選 [新增動作]。 這次我們會將項目新增至專案已核准的 [專案詳細資料] 清單。

    新增動作

  10. 在 [選擇動作] 底下,搜尋 "SharePoint",然後選取 [SharePoint – 建立項目]。

    建立項目動作

  11. 輸入 SharePoint 網站 URL 和清單名稱。

    建立項目參數

  12. 選取 [標題] 方塊,在動態內容對話方塊中搜尋「標題」,然後按一下或點選 [標題]。

    清單標題動態內容

  13. 選取 [RequestId] 方塊,然後按一下或點選動態內容對話方塊中的 [識別碼]。

    清單識別碼動態內容

  14. 在 [PMAssigned] 方塊中,輸入「未指派」。 流程的這個部分現在看起來應該像下列映像。

    建立項目完成

步驟 3:為 Approve = NO 建立動作

根據預設,這個分支完全沒有動作。 我們將建立電子郵件以傳送給專案要求者,並且更新 [專案要求] 清單。 我們不會將項目新增至 [專案詳細資料] 清單,因為專案未向前移動。

  1. IF NO 分支中,請按一下或點選 [新增動作]。

    新增動作

  2. 在 [選擇動作] 底下,搜尋 "Outlook",然後選取 [Office 365 Outlook – 傳送電子郵件]。

    傳送電子郵件動作

  3. 在 [收件者] 方塊中,從動態內容對話方塊新增 [建立者電子郵件]。

    建立者電子郵件動態內容

  4. 在 [主旨] 和 [本文] 方塊中,從動態內容對話方塊新增 [標題]。

    清單標題動態內容

  5. 新增至電子郵件的主旨和本文,如下列映像所示。

    拒絕電子郵件

  6. 現在我們會更新 [專案要求] 清單。 按一下或點選 [新增動作]。

    新增動作

  7. 在 [選擇動作] 底下,搜尋 "SharePoint",然後選取 [SharePoint – 更新項目]。

    更新項目動作

  8. 輸入 SharePoint 網站 URL 和清單名稱。

    更新項目參數

  9. 選取 [識別碼] 方塊,然後按一下或點選動態內容對話方塊中的 [識別碼]。

    清單識別碼動態內容

  10. 選取 [標題] 方塊,在動態內容對話方塊中搜尋「標題」,然後按一下或點選 [標題]。

    清單標題動態內容

  11. 在 [已核准] 方塊中,輸入「否」。 流程的這個部分現在看起來應該像下列映像。

    更新項目完成

  12. 在畫面右上角,按一下或點選 [建立流程],然後按一下或點選 [完成]。

    完成按鈕

    流程現在已完成,如果您摺疊方塊,看起來應該像下列映像。

    完成的流程

步驟 4:執行核准流程

  1. 在 [專案要求] 清單中,按一下 [快速編輯] 並且新增項目,如下所示:

    • Title = "New monitor for Megan"
    • Approved = "Pending"
    • Description = "Megan needs a 24" monitor"
    • EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "New hardware"
    • RequestDate = "02/03/2017"
    • Requestor = "Megan Bowen"

    新增至清單的項目

  2. 當您完成時,按一下頁面頂端的 [完成]。

    完成核取記號

  3. 請檢查核准者電子郵件帳戶的收件匣。 您應該會收到如下所示的電子郵件。

    給 Allan Deyoung 的電子郵件

    請注意,電子郵件是傳送給核准者 Allan DeYoung。 它是來自 Megan Bowen,因為她設定流程。

  4. 在您按一下 [核准] 或 [拒絕] 之後,流程會執行另一個處理程序,您會直接在電子郵件中取得如下所示的意見反應。

    核准動作完成

  5. 流程會傳送電子郵件給 Megan,附上 Allan 的回應,如下列映像所示。 這封電子郵件也是來自 Megan,因為她擁有流程。

    給 Megan Bowen 的電子郵件

後續步驟

此教學課程系列的下一個步驟是建立應用程式來管理專案