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PowerApps 文件

建立 Power BI 報告來分析專案

由 Michael Blythe 提供

2017年7月7日

其他文章

本文內容：

Power BI Desktop 的快速檢閱
步驟 1：將資料載入 Power BI Desktop
步驟 2：改善資料模型
步驟 3：建立報告視覺效果
後續步驟

注意：這篇文章是搭配 SharePoint Online 使用 PowerApps、Microsoft Flow 及 Power BI 之教學課程系列的一部分。請確定您閱讀系列簡介以了解大致概念，以及相關下載項目。

在這個工作中，我們將根據兩個 SharePoint 清單來建立 Power BI 報告。我們將清單資料帶入 Power BI Desktop 並且稍微做一些清除、進行一些基本資料模型化，以及建立一組視覺效果來說明資料。

提示：此案例的下載套件包括此報告的已完成版本：project-analysis.pbix。

Power BI Desktop 的快速檢閱

在我們深入了解建立報告之前，讓我們檢閱 Power BI Desktop。這是功能強大的工具，具有許多功能，因此我們將著重在您在這項工作中使用之區域的概觀。 Power BI Desktop 中有三個主要工作區或檢視：報告檢視、資料檢視和關聯性檢視。 Power BI Desktop 也包含查詢編輯器，這會在另一個視窗中開啟。

以下畫面顯示 Power BI Desktop 左側的三個檢視圖示：報告、資料和關聯性，從上到下。左側的黃色列表示目前的檢視，在此案例中，顯示 [報告] 檢視。藉由選取三個圖示任何一個來變更檢視。

Power BI Desktop 檢視

[報告] 檢視有五個主要區域：

功能區，顯示與報告和視覺效果相關聯的一般工作。
[報告] 檢視或畫布，建立和排列視覺效果的位置。
底部的 [頁面] 索引標籤區域，可讓您選取或新增報告頁面。
[視覺效果] 窗格，您在這裡變更視覺效果、自訂色彩或座標軸、套用篩選、拖曳欄位等等。
[欄位] 窗格，在其中查詢元素和篩選可以拖曳至 [報告] 檢視，或拖曳至 [視覺效果] 窗格的 [篩選] 區域。

Power BI Desktop 索引標籤、檢視和窗格

[資料] 檢視有三個主要區域：

功能區，具有以下選取的 [模型化] 索引標籤。您可以在此索引標籤上建立計算的資料表和資料行，並且對資料模型進行其他變更。
中央窗格，顯示選取之資料表的資料。
[欄位] 窗格，您在其中控制欄位在報告中的顯示方式。

Power BI Desktop 資料檢視

我們在這項工作中不使用 [關聯性] 檢視，但是您可以在稍後我們將清單資料帶入 Power BI Desktop 之後查看。

在 [查詢編輯器] 中，您建立查詢並轉換資料，然後將調整過的資料模型載入 Power BI Desktop。 [查詢編輯器] 有四個主要區域：

功能區，有許多成形和轉換您帶入之資料的選項。
左窗格，列出查詢的位置，可用於選取、檢視及成形。
中央窗格，顯示來自選取之查詢的資料，可用於成形。
[查詢設定] 視窗，列出查詢的屬性和已套用的資料轉換步驟。

Power BI Desktop 查詢編輯器

步驟 1：將資料載入 Power BI Desktop

在此步驟中，我們將先連線到兩個清單。然後藉由移除資料分析不需要的資料行，來清除資料。我們也會變更部分剩餘資料行的資料類型，使計算正常運作。如需在 Power BI Desktop 中取得及清除資料的詳細資訊，請參閱引導式學習課程的取得資料一節。

連線至 SharePoint 清單

在 Power BI Desktop 中，在 [首頁] 索引標籤上，按一下或點選 [取得資料]，然後按一下或點選 [更多…]。
在 [取得資料] 對話方塊中，按一下或點選 [SharePoint Online 清單]，然後按一下或點選 [連線]。
輸入 SharePoint 網站的 URL，然後按一下或點選 [確定]。
如果出現下列對話方塊，請確定您已經使用正確的認證登入，然後按一下或點選 [連線]。
選取 [專案詳細資料] 和 [專案要求]，然後按一下或點選 [編輯]。

清單現在會顯示為 [查詢編輯器] 中的資料表。

從資料表移除不需要的資料行

在左側導覽窗格中，按一下或點選 [專案詳細資料]。
在中間窗格中，選取 [FileSystemObjectType] 資料行，然後按一下或點選 [移除資料行]。
移除 [識別碼] 資料行後面的兩個資料行：[ServerRedirectedEmbedURL] 和 [ContentTypeId]。提示：使用 Shift 鍵以同時選取兩個資料行，然後按一下或點選 [移除資料行]。
移除 [PMAssigned] 資料行右邊的所有資料行 (總計 22 個資料行)。資料表應符合下列映像：
重複您針對 [專案詳細資料] 進行的步驟，並且移除 [已核准] 資料行右邊的所有資料行 (總計 22 個資料行)。資料表應符合下列映像：

變更專案詳細資料資料行的資料類型

選取 [ProjectedDays] 資料行，按一下或點選 [資料類型：任何]，然後按一下或點選 [整數]。
針對 [ActualDays] 資料行重複前一個步驟。
選取 [ApprovedDate] 資料行，按一下或點選 [資料類型：任何]，然後按一下或點選 [日期]。
針對 [ProjectedStartDate] 和 [ProjectedEndDate] 資料行重複前一個步驟。

變更專案要求資料行的資料類型

選取 [EstimatedDays] 資料行，按一下或點選 [資料類型：任何]，然後按一下或點選 [整數]。
選取 [RequestDate] 資料行，按一下或點選 [資料類型：任何]，然後按一下或點選 [日期]。

套用及儲存變更

在 [首頁] 索引標籤上，按一下 [關閉並套用] 以關閉 [查詢編輯器]，然後返回主要 Power BI Desktop 視窗。
按一下或點選 [檔案]，然後按一下或點選 [儲存]，使用名稱 project-analysis.pbix 儲存。

步驟 2：改善資料模型

現在，我們已經將資料從 SharePoint 清單提取到 Power BI Desktop，我們將繼續進行資料模型化。資料模型化是費時的程序，但是我們簡要向您示範一些有趣的作業，您可以執行以取得更多 Power BI Desktop 中的清單資料：

變更兩個資料表彼此相關的方式
新增日期資料表，我們就可以根據工作日來計算
新增計算的資料行來計算專案里程碑之間的時間範圍
新增量值以計算專案的預計與實際天數之間的差異

這些步驟都完成之後，我們可以建置視覺效果，這些視覺效果會利用模型的改善。如需在 Power BI Desktop 中模型化資料的詳細資訊，請參閱引導式學習課程的模型化一節。

變更資料表關聯性

當 Power BI Desktop 將清單帶入時，它會根據兩個資料表的 [識別碼] 資料行，建立彼此之間的關聯性。關聯性應該實際介於 [專案要求] 資料表的 [識別碼] 資料行，與 [專案詳細資料] 資料表的 [RequestId] 資料行之間。讓我們修正這個問題：

按一下或點選 [資料檢視] 圖示。
在 [模型化] 索引標籤上，按一下或點選 [管理關聯性]。我們會停留在 [資料] 檢視的此索引標籤上，以進行所有資料模型化步驟。
請確定已選取現有的關聯性，按一下或點選 [刪除]，然後再次按一下或點選 [刪除] 以確認。
按一下 [新增] 以建立不同的關聯性。
在 [建立關聯性] 對話方塊中：
1. 針對第一個資料表，選取 [專案要求]，和 [識別碼] 資料行。
2. 針對第二個資料表，選取 [專案詳細資料]，和 [RequestId] 資料行。
3. 畫面看起來應該像下列映像。當您準備好時，按一下或點選 [確定]。

新增日期資料表讓以日期為基礎的計算更簡單

按一下或點選 [新增資料表]。
將下列公式輸入至公式列：Dates = CALENDARAUTO()。

此公式會建立稱為 [日期] 的資料表，具有單一日期資料行。資料表涵蓋其他資料表的所有日期，如果新增其他日期會自動更新 (亦即，如果資料重新整理)。

這個公式和本節中的其他公式使用 Data Analysis Expressions (DAX)，這是一種適用於 Power BI 和其他技術的公式語言。如需詳細資訊，請參閱 Power BI Desktop 的 DAX 基本概念。
按下 Enter 鍵來建立 [日期] 資料表。

將導出的資料行新增至日期資料表

依然在日期資料表上，按一下或點選 [新增資料行]。
將下列公式輸入至公式列：IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1)。

這個公式會決定 [日期] 資料行中的日期是否為工作日。如果日期為工作日，[IsWeekDay] 資料行會取得值 1，否則它會取得值 0。
按下 Enter 鍵將 [IsWeekDay] 資料行新增至 [日期] 資料表。

將導出的資料行新增至專案詳細資料資料表

在右窗格中，按一下或點選 [專案詳細資料] 資料表，然後按一下或點選 [新增資料行]。
將下列公式輸入至公式列：
```
ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),

   DATESBETWEEN(Dates[Date], 

      'Project Details'[ApprovedDate],

      'Project Details'[ProjectedStartDate] 

  )

)
```
此公式會計算當專案已核准與當它預計啟動之間的差異，以天為單位。它會使用 [日期] 資料表的 [IsWeekday] 資料行，因此它只會計算工作天。
按下 Enter 鍵將 [ApprovedStartDiff] 資料行新增至 [專案詳細資料] 資料表。

將導出的資料行新增至專案要求資料表

在右窗格中，按一下或點選 [專案要求] 資料表，然後按一下或點選 [新增資料行]。
將下列公式輸入至公式列：
```
RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),

   DATESBETWEEN(Dates[Date], 

      'Project Requests'[RequestDate],

      NOW() 

   )

)
```
此公式會計算專案已要求與今天日期 (NOW()) 之間的差異，以天為單位。同樣地，公式只會計算工作日。此資料行是用來尋找已擱置最久的專案。
按下 Enter 鍵將 [RequestDateAge] 資料行新增至 [專案要求] 資料表。

將量值新增至專案詳細資料資料表

在右窗格中，按一下或點選 [專案詳細資料] 資料表，然後按一下或點選 [新增量值]。
將下列公式輸入至公式列：
```
VarProjectedActual = DIVIDE(

    SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]), 

    SUM('Project Details'[ProjectedDays])

)
```
此公式會計算專案實際和預計天數之間的差異。我們將這個項目新增為量值，而非導出的資料行，以便傳回正確的結果，不論在報告中資料如何篩選或彙總。
按下 Enter 鍵將 [VarProjectedActual] 量值新增至 [專案詳細資料] 資料表。

將量值新增至專案要求資料表

在右窗格中，按一下或點選 [專案要求] 資料表，然後按一下或點選 [新增量值]。

將下列公式輸入至公式列：

MaxDaysPending = MAXX(

    FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"), 

    'Project Requests'[RequestDateAge]

)

此公式會根據我們先前定義的導出資料行，尋找已擱置最久的專案。

按下 Enter 鍵將 [MaxDaysPending] 量值新增至 [專案要求] 資料表。

步驟 3：建立報告視覺效果

現在我們來到許多人在想到資料分析時會想起的步驟：建立視覺效果，讓我們可以在資料中找到模式。在此步驟中，我們將建立四個視覺效果：

直條圖，顯示專案的預計天數與實際天數
直條圖，顯示每個專案的差異
卡片，顯示已擱置最久的專案
資料表，顯示專案核准和預計開始日期之間的時間

在 Power BI Desktop 中建立這些報告視覺效果之後，我們會將資料和報告發佈至 Power BI 服務，讓我們可以建立並共用儀表板。如需在 Power BI Desktop 中建立報告的詳細資訊，請參閱引導式學習課程的視覺效果一節。

建立橫條圖以顯示預計與實際

按一下或點選 [報告] 檢視圖示。在 Power BI Desktop 中的其他時間都會停留在這個檢視。
在右側的 [視覺效果] 窗格中，按一下或點選 [叢集直條圖]。
從 [欄位] 窗格的 [專案詳細資料] 將 [PMAssigned] 和 [標題] 拖曳至 [視覺效果] 窗格中的 [座標軸]。
從 [欄位] 窗格的 [專案詳細資料] 將 [ActualDays] 和 [ProjectedDays] 拖曳至 [視覺效果] 窗格中的 [值]。
視覺效果現在看起來應該類似下列映像。
從 [欄位] 窗格的 [專案詳細資料] 將 [狀態] 拖曳至 [視覺效果] 窗格的 [篩選] 區域，然後選取 [已完成] 核取方塊。

圖表現在會篩選為只顯示已完成的專案，這樣才有意義，因為我們要比較預計天數與實際天數。
按一下圖表左上角的箭號，將專案經理和專案的階層上移和下移。在以下映像中，您會看到向下鑽研至專案的外觀。

建立橫條圖以顯示預計的差異

按一下或點選您剛才建立之視覺效果外的畫布。
在右側的 [視覺效果] 窗格中，按一下或點選 [叢集直條圖]。
從 [欄位] 窗格的 [專案詳細資料] 將 [PMAssigned] 和 [標題] 拖曳至 [視覺效果] 窗格中的 [座標軸]。
從 [欄位] 窗格的 [專案詳細資料] 將 [VarProjectedActual] 拖曳至 [視覺效果] 窗格中的 [值]。
從 [欄位] 窗格的 [專案詳細資料] 將 [狀態] 拖曳至 [視覺效果] 窗格的 [篩選] 區域，然後選取 [已完成] 核取方塊。

視覺效果現在看起來應該類似下列映像。

您可以從這個圖表看到由 Irvin Sayers 與 Joni Sherman 所執行的專案有多大的差異。向下鑽研以查看依據專案的差異，以及預計天數比實際天數多或少。
在我們建立更多視覺效果之前，移動您已建立之視覺效果並且調整大小，讓它們能夠適當並排。

建立卡片，顯示最久的擱置專案

按一下或點選您剛才建立之視覺效果外的畫布。
在右側的 [視覺效果] 窗格中，按一下或點選 [卡片]。
從 [欄位] 窗格的 [專案要求] 將 [MaxDaysPending] 拖曳至 [視覺效果] 窗格中的 [欄位]。
按一下或點選 [格式] (滾筒刷)，然後將 [框線] 設為 [開啟]。
將 [標題] 設為 [開啟]，然後新增標題「待核准的最大天數」。

視覺效果現在看起來應該類似下列映像。

我們發佈此報告之後，如果擱置專案的最大值達到特定臨界值，將會使用此圖格以觸發警示。

建立資料表，顯示專案核准和預計開始日期之間的時間

按一下或點選您剛才建立之視覺效果外的畫布。
在右側的 [視覺效果] 窗格中，按一下或點選 [資料表]。
從 [欄位] 窗格的 [專案詳細資料] 將 [PMAssigned]、[標題] 和 [ApprovedStartDiff] 拖曳至 [視覺效果] 窗格中的 [值]。
從 [欄位] 窗格的 [專案詳細資料] 將 [ProjectedStartDate] 拖曳至 [視覺效果] 窗格的 [篩選] 區域，然後選取 [(空白)] 以外的所有日期。
調整資料表資料行的大小，您就可以看到所有資料。視覺效果現在看起來應該類似下列映像。
按一下或點選 [ApprovedStartDiff] 的向下箭號，然後按一下或點選 [平均]，我們就可以看到專案核准與預計開始日期之間的平均持續時間。
再次按一下或點選 [ApprovedStartDiff] 的向下箭號，然後按一下或點選 [設定格式化的條件]。
使用預設設定，然後按一下 [確定]。

視覺效果現在看起來應該類似下列映像。

如您所見，Irvin Sayers 執行的專案通常會在核准之後許久才開始。可能有指派經理之外的因素，但是這也值得一探究竟。