建立 Power BI 報告來分析專案

注意

本文章屬於使用 Power Apps、Power Automate 和 SharePoint Online 的 Power BI 的系列教學課程的一部分。 請確定您已閱讀系列簡介 以了解大致概念,以及相關下載項目。

在這個工作中,我們將根據兩個清單來建立 Power BI 報表。 我們將清單資料帶入 Power BI Desktop 並且稍微做一些清除、進行一些基本資料模型化,以及建立一組視覺效果來說明資料。

快速回顧 Power BI Desktop

開始投入報表建立之前,讓我們先回顧一下 Power BI Desktop。 這是個功能強大的工具,具有許多功能,因此我們將著重在您在這項工作中會使用之區域的概觀。 在 Power BI Desktop 中有三個主要工作區或檢視報告檢視、資料檢視和關聯性檢視。 Power BI Desktop 也包含查詢編輯器,這會在另一個視窗中開啟。

下面畫面顯示三個沿著 Power BI Desktop 左邊的檢視圖示:從上到下分別為報表資料關聯性。 左側的黃色列表示目前的檢視;在此案例中,顯示的是報告檢視。 藉由選取三個圖示中的任何一個來變更檢視。

Power BI Desktop 檢視。

報告檢視有五個主要區域:

  1. 功能區,能顯示與報告和視覺效果有關的一般工作。
  2. 報告檢視或畫布,是建立和排列視覺效果的位置。
  3. 底部的頁面索引標籤區域,可讓您選取或新增報告頁面。
  4. 視覺效果窗格,在這裡您可變更視覺效果、自訂色彩或座標軸、套用篩選和拖曳欄位等。
  5. 欄位窗格,這裡的查詢元素和篩選可以被拖曳至報告 檢視,或被拖曳至視覺效果窗格的篩選區域。

Power BI Desktop 索引標籤、檢視和窗格。

資料檢視有三個主要區域:

  1. 功能區,具有以下選取的模型化索引標籤。 您可以在此索引標籤上,建立計算資料表和資料行,並對資料模型進行其他變更。
  2. 中央窗格,顯示選取之資料表的資料。
  3. 欄位窗格,您在其中可控制欄位在報告中的顯示方式。

Power BI Desktop 資料檢視。

我們在這項工作中不使用關聯性檢視,但是您可以稍後在我們將清單資料帶入 Power BI Desktop 之後再查看。

查詢編輯器中,您建立查詢並轉換資料,然後將調整過的資料模型載入 Power BI Desktop。 查詢編輯器有四個主要區域:

  1. 功能區,有許多成形和轉換您帶入之資料的選項。
  2. 左窗格,列出查詢的位置,可用於選取、檢視及成形。
  3. 中央窗格,顯示所選查詢的資料,可用於成形。
  4. 查詢設定視窗,列出查詢的屬性和已套用的資料轉換步驟。

Power BI Desktop 查詢編輯器。

步驟 1:將資料移至 Power BI Desktop

在此步驟中,我們將先連線到兩個清單。 然後藉由移除資料分析不需要的資料行,來清除資料。 我們也會變更部分剩餘資料行的資料類型,讓計算能正常運作。 如需關於在 Power BI Desktop 中取得及清除資料的詳細資訊,請參閱引導式學習課程的取得資料 一節。

連接至清單

  1. 在 Power BI Desktop 中,於首頁索引標籤上,按一下或點選取得資料,然後按一下或點選更多…

    取得資料。

  2. 取得資料對話方塊中,按一下或點選 SharePoint Online 清單,然後按一下或點選連接

    連接至清單。

  3. 輸入您的 SharePoint 網站的 URL,然後按一下或點選確定

    清單 URL。

  4. 如果出現下列對話方塊,請確定您已經使用正確的認證登入,然後按一下或點選連接

    清單認證。

  5. 選取專案詳細資料專案要求,然後按一下或點選編輯

    選取清單。

    清單現在會顯示為「查詢編輯器」中的資料表。

    查詢編輯器中的資料表。

從資料表移除不需要的資料行

  1. 在左側導覽窗格中,選取專案詳細資料

  2. 在中間窗格中,選取檔案系統物件種類資料行,然後按一下或點選移除資料行

    移除資料行。

  3. 移除識別碼資料行後面的兩個資料行:ServerRedirectedEmbedURLContentTypeId

    提示

    使用 Shift 鍵以同時選取兩個資料行,然後按一下或點選移除資料行

  4. 移除指派的專案經理資料行右邊的所有資料行(總計有 22 個資料行)。 資料表應符合下列影像:

    查詢編輯器中的專案詳細資料資料表。

  5. 重複您剛剛執行的步驟,這次是對專案要求執行:移除 FileSystemObjectTypeServerRedirectedEmbedURLContentTypeId,以及已核准資料行右邊的所有資料行(總計有 22 個資料行)。 資料表應符合下列影像:

     查詢編輯器中的專案要求資料表。

變更專案詳細資料資料行中的資料類型

  1. 選取預計天數資料行,按一下或點選資料類型:任何,然後按一下或點選整數

    將資料類型變更為整數。

  2. 針對實際天數資料行重複前一個步驟。

  3. 選取核准日期資料行,按一下或點選資料類型:任何,然後按一下或點選日期

     將資料類型變更為日期。

  4. 針對專案開始日期專案結束日期資料行重複前面的步驟。

變更專案要求資料行的資料類型

  1. 選取預估天數資料行,按一下或點選資料類型:任何,然後按一下或點選整數

  2. 選取要求日期資料行,按一下或點選資料類型:任何,然後按一下或點選日期

套用及儲存變更

  1. 首頁索引標籤上,按一下關閉並套用以關閉查詢編輯器,然後返回主要 Power BI Desktop 視窗。

    關閉並套用變更。

  2. 按一下或點選檔案,然後按一下或點選儲存,使用 project-analysis.pbix 這個名稱儲存。

步驟 2:改善資料模型

現在,我們已經將資料從清單提取到 Power BI Desktop,我們將繼續進行資料模型化。 資料模型化是一項費時的程序,但是我們簡要向您示範一些有趣的作業,讓您可以執行以取得更多 Power BI Desktop 中的清單資料:

  • 變更兩個資料表彼此相關的方式
  • 新增日期資料表,讓我們可以根據工作日來計算
  • 新增計算資料行來計算專案里程碑之間的時間間隔
  • 新增量值以計算專案中預計與實際天數之間的差異

這些步驟都完成之後,我們就可以建置視覺效果,這些視覺效果會利用我們模型中改善的部分。 如需關於在 Power BI Desktop 中模型化資料的詳細資訊,請參閱引導式學習課程的模型化 一節。

變更資料表關聯性

當 Power BI Desktop 將清單帶入時,它會根據兩個資料表的識別碼資料行,建立彼此之間的關聯性。 關聯性應該實際介於專案要求資料表的識別碼 資料行,與專案詳細資料 資料表的要求 ID 資料行之間。 讓我們修正這個問題:

  1. 按一下或點選資料檢視圖示。

    資料檢視。

  2. 模型化索引標籤上,按一下或點選管理關聯性。 我們會停留在資料檢視的此索引標籤上,以進行所有資料模型化步驟。

    管理關聯。

  3. 請確定已選取現有的關聯性,按一下或點選刪除,然後再按一下或點選 刪除以確認。

    刪除關聯。

  4. 按一下新增以建立不同的關聯性。

  5. 建立關聯性對話方塊中:

    1. 針對第一個資料表,選取 專案要求,和識別碼資料行。

    2. 針對第二個資料表,選取專案詳細資料,和要求 ID 資料行。

    3. 畫面看起來應該像下列影像。 當您準備好時,按一下或點選確定,然後按關閉

      建立關聯。

新增日期資料表讓以日期為基礎的計算更簡單

  1. 按一下或點選新增資料表

    新增資料表。

  2. 將下列公式輸入至公式列:Dates = CALENDARAUTO()

    具有 Dates = CALENDARAUTO() 的公式列。

    此公式會建立名為日期的資料表,具有單一日期資料行。 資料表涵蓋您其他資料表的所有日期,如果新增其他日期(亦即,如果資料重新整理),則會自動更新。

    這個公式和本節中的其他公式使用「日期分析運算式」(DAX),這是一種適用於 Power BI 和其他技術的公式語言。 如需詳細資訊,請參閱 Power BI Desktop 中的 DAX 基礎

  3. 按下 Enter 鍵來建立日期資料表。

    日期資料表。

將計算資料行新增至日期資料表

  1. 停留在日期資料表上,按一下或點選新增資料行

    新資料行。

  2. 將下列公式輸入至公式列:IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1)

    這個公式會決定日期資料行中的日期是否為工作日。 如果日期為工作日,是工作日資料行會取得值 1,否則它會取得值 0。

  3. 按下 Enter 鍵將是工作日資料行新增至日期資料表。

    新增 IsWeekDay 資料行。

將計算資料行新增至專案詳細資料資料表

  1. 在右窗格中,按一下或點選專案詳細資料資料表,然後按一下或點選新增資料行

    新資料行。

  2. 將下列公式輸入至公式列:

    ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
          'Project Details'[ApprovedDate],
          'Project Details'[ProjectedStartDate]
      )
    )
    

    此公式會計算專案核准當下與它預計要啟動之間的天數差異,以天為單位。 它會使用日期資料表的是工作日資料行,因此它只會計算工作日。

  3. 按下 Enter 鍵將已核准開始差異資料行新增至專案詳細資料資料表。

    新增 ApprovedStartDiff 資料行。

將計算資料行新增至專案要求資料表

  1. 在右窗格中,按一下或點選專案要求資料表,然後按一下或點選新增資料行

    新資料行。

  2. 將下列公式輸入至公式列:

    RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
          'Project Requests'[RequestDate],
          NOW()
       )
    )
    

    此公式會計算專案已要求的日期與今天日期(NOW())之間的天數差異,以天為單位。 同樣地,公式只會計算工作日。 此資料行是用來尋找已擱置最久的專案。

  3. 按下 Enter 鍵將要求天數期間 資料行新增至專案要求資料表。

    新增 RequestDateAge 資料行。

將量值新增至專案詳細資料資料表

  1. 在右窗格中,按一下或點選專案詳細資料資料表,然後按一下或點選新增量值

    新增量值。

  2. 將下列公式輸入至公式列:

    VarProjectedActual = DIVIDE(
        SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
        SUM('Project Details'[ProjectedDays])
    )
    

    此公式會計算專案實際和預計天數之間的差異。 我們將這個項目新增為量值,而非計算資料行,所以在報告中不論資料如何篩選或彙總,都能傳回正確的結果。

  3. 按下 Enter 鍵將 VarProjectedActual 量值新增至專案詳細資料資料表。

    新增 VarProjectedActual 量值。

將量值新增至專案要求資料表

  1. 在右窗格中,按一下或點選專案要求資料表,然後按一下或點選新增量值

    新增量值。

  2. 將下列公式輸入至公式列:

    MaxDaysPending = MAXX(
        FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
        'Project Requests'[RequestDateAge]
    )
    

    此公式會根據我們先前定義的計算資料行,尋找已擱置最久的專案。

  3. 按下 Enter 鍵將最長擱置天數量值新增至專案要求資料表。

    新增最長擱置天數量值。

步驟 3:建立報告視覺效果

現在我們來到許多人一想到資料分析就會想到的步驟:建立視覺效果,讓我們可以在資料中找到模式。 在此步驟中,我們將建立四個視覺效果:

  • 直條圖,顯示專案的預計天數與實際天數
  • 直條圖,顯示每個專案的差異
  • 卡片,顯示已擱置最久的專案
  • 資料表,顯示專案核准和預計開始日期之間的時間間隔

當我們在 Power BI Desktop 中建立好這些報告視覺效果之後,我們會將資料和報告發佈至 Power BI 服務,這樣我們就可以建立並共用儀表板。 如需在 Power BI Desktop 中建立報告的詳細資訊,請參閱引導式學習課程的視覺效果 一節。

建立長條圖以顯示預計與實際

  1. 按一下或點選報告檢視圖示。 我們在 Power BI Desktop 中的其他時間都將停留在這個檢視。

    報表檢視。

  2. 在右側的視覺效果窗格中,按一下或點選群組直條圖

    視覺效果 - 群組直條圖。

  3. 欄位 窗格的專案詳細資料,將指派的專案經理標題拖曳至視覺效果窗格中的座標軸

    視覺效果窗格中的座標軸。

  4. 欄位 窗格的專案詳細資料,將實際天數預計天數 拖曳至視覺效果窗格中的

    視覺效果窗格中的值。

  5. 視覺效果現在看起來應該類似下列影像。

    依據指派的專案經理的預計天數和實際天數。

  6. 欄位 窗格的專案詳細資料,將狀態拖曳至視覺效果窗格的篩選區域,然後選取已完成核取方塊。

    依狀態資料行篩選。

    圖表現在被篩選為只顯示已完成的專案,這樣才有意義,因為我們要比較預計天數與實際天數。

  7. 按一下圖表左上角的箭號,將專案經理和專案的階層上下移動。 在以下影像中,您會看到向下操作至專案看起來的樣子。

    向下操作至直條圖。

建立長條圖以顯示預計的差異

  1. 按一下或點選您剛才建立之視覺效果外的畫布。

  2. 在右側的視覺效果窗格中,按一下或點選群組直條圖

    視覺效果 - 群組直條圖。

  3. 欄位 窗格的專案詳細資料,將指派的專案經理標題拖曳至視覺效果窗格中的座標軸

    視覺效果窗格中的座標軸。

  4. 欄位窗格的專案詳細資料,將 VarProjectedActual 拖曳至視覺效果窗格中的

    視覺化窗格中的 VarProjectedActual 值。

  5. 欄位 窗格的專案詳細資料,將狀態拖曳至視覺效果窗格的篩選區域,然後選取已完成核取方塊。

    依照項目詳細資料中的狀態列篩選。

    視覺效果現在看起來應該類似下列影像。

    依據指派的專案經理的 VarProjectedActual。

    您可以從這個圖表看到由 Irvin Sayers 與 Joni Sherman 所執行的專案間有多大的差異。 向下操作以查看依專案區分的差異,以及預計天數比實際天數多還是少。

    依據標題的 VarProjectedActual。

  6. 在我們建立更多視覺效果之前,請移動您已建立之視覺效果並且調整大小,讓它們能夠適當並排。

    將圖表調整為並排。

建立顯示擱置最久專案的卡片

  1. 按一下或點選您剛才建立之視覺效果外的畫布。

  2. 在右側的視覺效果窗格中,按一下或點選卡片

    視覺效果 - 卡片。

  3. 欄位窗格的專案要求,將最長擱置天數拖曳至視覺效果窗格中的欄位

    視覺效果窗格中的欄位。

  4. 按一下或點選格式 (滾筒刷),然後將框線設為開啟

    格式貼塗器 - 框線。

  5. 標題設為開啟,然後新增標題「待核准的最長擱置天數」。

    新增標題。

    視覺效果現在看起來應該類似下列影像。

     待核准的最長擱置天數。

    我們發佈此報告之後,如果擱置專案的最大值達到特定臨界值,將會使用此圖格觸發警示。

建立資料表,顯示專案核准和預計開始日期之間的時間間隔

  1. 按一下或點選您剛才建立之視覺效果外的畫布。

  2. 在右側的視覺效果窗格中,按一下或點選資料表

    視覺效果 - 資料表。

  3. 欄位窗格的專案詳細資料,將指派的專案經理標題已核准開始差異 拖曳至視覺效果窗格中的

    視覺效果窗格中的值。

  4. 欄位窗格的專案詳細資料,將專案開始日期拖曳至視覺效果窗格的篩選區域,然後選取 (空白) 以外的所有日期。

    依 ProjectedStartDate 篩選。

  5. 調整資料表中資料行的大小,以便能看到所有資料,然後依已核准開始差異進行遞減排序。 視覺效果現在看起來應該類似下列影像。

    具有 ApprovedStartDiff 值的資料表。

  6. 區域中按一下或點選已核准開始差異的向下箭號,然後按一下或點選平均值。 現在,我們可以看到專案核准與預計開始日期之間的平均時間間隔。

    計算平均值。

  7. 再次按一下或點選已核准開始差異的向下箭號、按一下或點選設定格式化的條件,然後按一下或點選背景色階

    設定格式化的條件。

  8. 依照下列說明設定最小值最大值欄位的色彩,然後按一下或點選確定

    設定格式化的條件選項。

    視覺效果現在看起來應該類似下列影像。

    已完成設定格式化的條件。

    如您所見,Irvin Sayers 執行的專案通常會在核准之後許久才開始。 可能是指派經理之外的因素,但是這也值得一探究竟。

接著來到報告章節的尾聲,您現在應該有一份完整的報告,基於從 SharePoint 匯入並且在 Power BI Desktop 中清除及模型化的資料。 如果一切都按照計劃,您的報告看起來應該如以下影像。

已完成的報告。

後續步驟

此教學課程系列的下一個步驟是發佈 Power BI 專案報告並建立儀表板

請參閱

注意

是否能請您告知您偏好的慣用文件語言? 請填寫問卷。 (請注意,本問卷為英文版)

完成問卷大約需要七分鐘。 本問卷將不會收集個人資料 (隱私權聲明)。