注意:這篇文章是搭配 SharePoint Online 使用 PowerApps、Microsoft Flow 及 Power BI 之教學課程系列的一部分。 請確定您閱讀系列簡介以了解大致概念,以及相關下載項目。

SharePoint 有大量的共用和共同作業功能,但是我們將著重在此案例中的其中一項功能:SharePoint 清單。 清單是您可以與小組成員和其他網站使用者共用的資料集合。 我們會檢閱用於此案例的清單,然後您可以在您自己的 SharePoint Online 網站中建立它們。

步驟 1:了解清單

第一個清單是專案要求,專案要求者會在其中新增要求。 然後專案核准者檢閱要求以及核准或拒絕它。

清單資料行 資料類型 注意
標題 單行文字 預設資料行,用於專案名稱
說明 單行文字
ProjectType 單行文字 值:新硬體、升級硬體、新軟體、升級軟體
RequestDate 日期
要求者 單行文字
EstimatedDays 數字 可以比較要求者估計與專案經理估計
已核准 單行文字 值:擱置、是、否

注意:我們也會使用 [識別碼] 資料行,這是由 SharePoint 產生,且預設隱藏。 我們為了簡單起見而使用基本資料類型,但是實際應用程式可能會使用更複雜的類型,例如針對 [要求者] 資料行使用 [個人或群組]。 如需 PowerApps 支援之資料類型的詳細資訊,請參閱從 Microsoft PowerApps 連線至 SharePoint

第二個清單是專案詳細資料,它會追蹤所有已核准專案的詳細資料,例如指派哪位專案經理。

清單資料行 資料類型 注意
標題 單行文字 預設資料行,用於專案名稱
RequestID 數字 比對 [專案要求] 清單 [識別碼] 資料行中的值
ApprovedDate 日期
狀態 單行文字 值:未啟動、進行中、完成
ProjectedStartDate 日期 專案經理估計專案將會啟動的日期
ProjectedEndDate 日期 專案經理估計專案將會結束的日期
ProjectedDays 數字 通常會計算工作天數,但是此案例中並非如此
ActualDays 數字 針對已完成專案
PMAssigned 單行文字 專案經理

步驟 2:建立及檢閱清單

若要繼續案例,您需要建立兩個 SharePoint 清單並且填入範例資料。 我們將示範如何藉由建立清單並且貼上範例資料,來完成此操作。 請確定您具有來自下載套件的 Excel 檔案。

注意:針對此步驟使用 Internet Explorer。

建立清單

  1. 在 Internet Explorer 中,於 SharePoint 網站按一下或點選 [新增],然後按一下或點選 [清單]。

    建立新的 SharePoint 清單

  2. 輸入名稱「專案要求」,然後按一下或點選 [建立]。

    指定新的清單名稱

    專案要求清單隨即建立,具有預設 [標題] 欄位。

    專案要求清單

將資料行新增至清單

  1. 按一下或點選新項目圖示 ,然後按一下或點選 [單行文字]。

    新增單行文字欄位

  2. 輸入名稱「描述」,然後按一下或點選 [建立]。

    建立描述資料行

  3. 針對清單中的其他資料行重複步驟12

    1. 單行文字 > "ProjectType"
    2. 日期 > "RequestDate"
    3. 單行文字 > "Requestor"
    4. 數字 > "EstimatedDays"
    5. 單行文字 > "Approved"

將資料複製到清單

  1. 按一下或點選 [快速編輯]。

    快速編輯清單

  2. 在方格中選取資料格。

    具有所有資料行的清單

  3. 開啟 project-requests.xlsx 活頁簿,並選取所有資料 (不是標題)。

    專案要求 Excel 資料表

  4. 將資料複製並貼上到 SharePoint 中的方格,然後按一下或點選 [完成]。

    使用資料完成清單

  5. 針對「專案詳細資料」清單,使用 project-details.xlsx 活頁簿重複清單建立和複製程序。 若要了解資料行名稱和資料類型,請參閱步驟 1:了解清單中的「專案詳細資料」資料表。

步驟 3:更新範例的連線 - 選用

如同此教學課程系列簡介所述,我們會在下載套件中包含兩個範例應用程式和報告。 您可以完成此案例而不使用這些範例,但是如果您想要使用範例,您需要更新與 SharePoint 清單的連線。 您更新它們,使其使用您的清單作為資料來源,而不是我們的清單。

更新範例應用程式的連線

  1. 在 PowerApps Studio 中開啟 project-management-app.msapp

  2. 按一下或點選 [允許],讓 PowerApps 可以使用 SharePoint。

  3. 在功能區的 [檢視] 索引標籤上,按一下或點選 [資料來源]。

    PowerApps 資料來源

  4. 在右窗格中,按一下或點選 [專案詳細資料] 旁邊省略符號 (...),然後按一下或點選 [移除]。

    移除專案詳細資料資料來源

  5. 在右窗格中,按一下或點選 [新增資料來源]。

    新增資料來源

  6. 按一下或點選 [新增連接]。

    新增連接

  7. 按一下或點選 SharePoint,然後按一下或點選 [連線]。

    SharePoint 連線

  8. 輸入包含您建立之清單的 SharePoint Online 網站 URL,然後按一下或點選 [前往]。

    SharePoint URL

  9. 選取 [專案詳細資料] 清單,然後按一下或點選 [連線]。

    專案詳細資料清單

    右窗格中的 [資料來源] 索引標籤現在會顯示您建立的連線。

    資料來源

  10. 在右窗格中,按一下或點選 [專案詳細資料] 旁邊省略符號 (...),然後按一下或點選 [重新整理]。

    重新整理專案詳細資料資料來源

  11. 按一下右上角的 執行應用程式圖示 以執行應用程式,並且確定連線正常運作。

  12. 使用 [專案要求] 清單,針對 project-requests-app.msapp 重複本節中的步驟。

更新範例報告的連線

  1. 在 Power BI Desktop 中開啟 project-analysis.pbix

  2. 在功能區的 [首頁] 索引標籤上,按一下或點選 [編輯查詢],然後按一下或點選 [資料來源設定]。

    編輯查詢

  3. 按一下或點選 [變更來源]。

    資料來源設定

  4. 輸入 SharePoint Online 網站的 URL,然後按一下或點選 [確定]。

    SharePoint 清單 URL

  5. Power BI Desktop 在功能區下顯示橫幅,讓您可以套用變更,並且從新來源匯入資料。 按一下或點選 [套用變更]。

    套用查詢變更

  6. 登入組織帳戶 (您用來存取 SharePoint Online 的帳戶),然後按一下或點選 [連線]。

    連線至 SharePoint Online

後續步驟

此教學課程系列的下一個步驟是產生應用程式以處理專案要求